Um evento de sucesso requer muito trabalho nos bastidores, mas uma coisa é certa, planejamento e organização estão no topo do checklist de evento corporativo. Eles são primordiais para não haver imprevistos ou para reduzir a chance deles ocorrerem.
Neste conteúdo, vamos te apresentar um checklist efetivo que pode trazer diversas dicas para você preparar o seu evento corporativo. Lembrando que tudo é adaptável conforme a sua realidade.
O que é um evento corporativo?
Sabemos que empreender não é uma tarefa fácil. Porém, segundo um relatório, de 2020, da Global Entrepreneurship Monitor (GEM), feito no Brasil pela parceria entre o Instituto Brasileiro de Qualidade e Produtividade (IBPQ) e o Sebrae, nos últimos 4 anos, as empresas passaram de 30%, em 2019, para 53%, em 2020.
O que é um evento corporativo? Um exemplo disso é o resultado da celebração da abertura de uma nova empresa, a festa de inauguração, mas com uma pitada de negócios, por exemplo. É nesse momento que o networking surge e também a oportunidade de ampliar ainda mais a sua marca.
Contudo, não é só na inauguração que isso ocorre. Na verdade, o evento corporativo está presente também em datas comemorativas, em colaborações com outras empresas, no lançamento de produtos e em feiras. Há até quem tenha se arriscado em eventos virtuais, mas é mais comum o tradicional presencial.
Como planejar um evento corporativo?
Antes de responder essa pergunta, tiremos uma dúvida primordial: vamos trabalhar com planilhas? Sim, as famigeradas planilhas vão salvar você de passar perrengues desnecessários e, o melhor, vão centralizar informações importantes, como nome, data, local e outros dados relevantes.
Todavia, antes de pensarmos na planilha, vamos deixar claros os objetivos do evento. Quais os recursos a serem definidos? Vai haver um planejamento de custos? Qual é a estratégia para alcançar os resultados desejados? Divida o seu checklist de evento corporativo em categorias, sempre descrevendo as principais informações do evento.
Como planejar um evento corporativo? O foco em resultados é algo que sempre precisa estar presente. Afinal, o planejamento de custos está inserido nesse escopo e, para que o evento seja um sucesso e, posteriormente, novos venham a ocorrer é preciso que o planejamento seja o melhor elaborado possível.
O que precisa ter no meu evento corporativo?
Neste primeiro momento, pense na estrutura que o seu evento vai ter — desde os materiais que você vai precisar orçar com os fornecedores até a programação do evento. Será um encontro com um público nichado? Qual vai ser a duração? O espaço que vai ser sede tem capacidade para quantas pessoas?
São muitas perguntas, mas, acredite, tudo vai estar sob controle se houver organização e lucidez. A estrutura é algo que também não pode ficar de fora. Vai haver mesas e cadeiras? Como vai ser a iluminação do evento? Ah, e claro, não pode faltar a decoração, que é mais que a cereja do bolo.
Um ponto mais do que importante é verificar se o local está apto para receber a sua celebração. Dá um checklist de evento corporativo na categoria segurança. Verifique se o local possui todas as normas e se há saídas de emergência e extintores.
Qual a importância da comunicação no seu evento corporativo?
O planejamento e a organização de eventos pode estar perfeita, mas, um evento não é um evento sem convidados. Para que você não se frustre com a baixa adesão ao seu evento, trabalhe com antecipação. A rotina das pessoas é superconcorrida, por isso, é preciso que você as convide com antecedência.
Entretanto, o convite vai muito além de somente convidar alguém. Como conquistar aquela pessoa para participar do seu evento? Muitos têm apostado em experiências para tornar o evento corporativo ainda mais especial. É preciso trabalhar com uma comunicação que, de fato, faça o indivíduo reservar um tempo para você.
Política de viagens corporativas: o que é?
As viagens corporativas se tornaram bastante comuns nos eventos corporativos atendidos por pessoas não residentes do local. Assim, essa é uma ótima oportunidade para, além de conversar sobre negócios, elas se sentirem à vontade e aproveitarem muito todas as situações atreladas à viagem.
Todavia, como trabalhar com a gestão de viagens corporativas? Pode ter certeza de que se você tiver indicações de hotéis e transporte, já vai ajudar bastante os seus convidados. Eles não são residentes ali, então, toda ajuda confiável é muito bem-vinda.
Contudo, e se no seu escopo houver recursos financeiros, por que não contratar um veículo para transportá-los até o local? Certamente, esse é um ponto positivo no checklist do seu evento corporativo que, inclusive, vai tornar a experiência deles com as dicas de viagem ainda mais especial.
A indicação de lugares para os seus convidados fazerem um turismo corporativo também é mais que válida. Eles se deslocaram até a sua cidade para participar do seu evento, então, certamente, eles também vão gostar de explorar a região e viver outros momentos incríveis. Assim, você só tem a ganhar com essa relação.
Flytour: viagens para eventos e turismo corporativo
Uma das mais conceituadas empresas de turismo corporativo pode te ajudar no processo de checklist de evento corporativo. A Flytour é responsável por distribuir passagens aéreas de mais de 60 companhias de voos nacionais e internacionais.
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