Em se tratando de viagem de férias, antes de efetivamente aproveitar é preciso organizá-la. Numa viagem a negócios, aí mesmo é que você precisa ter tudo esquematizado para não ser pego de surpresa por esquecer algo importante. Por isso, indicamos sempre fazer um checklist de viagem para evitar qualquer imprevisto e dar tudo certo.
Assim como comprar a passagem, escolher as roupas que vai levar para o destino ou, até mesmo, quais os locais vai visitar e onde comer, o planejamento de viagens também faz parte desse preparativo, principalmente em caso de viagens a trabalho.
Desse modo, é sempre pertinente contar com o suporte de uma agência especializada. Assim, você fica mais tranquilo para focar somente nas questões corporativas, já que tem a segurança que sua ida e vinda, estadia e, até mesmo, locomoção pela cidade estão garantidas dentro das suas expectativas e exigências.
Pré-viagem: momento de se preparar
Antes de começar a fazer o checklist de viagem, exclusivamente no caso de viagens a trabalho, o colaborador precisa estar ciente da política interna de viagem da empresa. Saber a forma de reembolso dos seus gastos ou o verdadeiro motivo da viagem já faz parte do preparativo do funcionário.
Em casos de viagens corporativas, o indicado é o gestor se reunir com o funcionário ou com todas as pessoas que vão e tirar as dúvidas sobre estadia, alimentação, locomoção, informar o dia de ida e de volta, como funcionam os gastos e, claro, o objetivo da viagem.
Podem parecer básicas as dicas acima, mas para que o colaborador possa fazer um checklist de viagem, ele precisa estar munido de todas as informações possíveis. Ainda, é relevante evitar que qualquer ruído na comunicação cause desgaste na relação. É válido, também, que haja uma preparação física. Afinal, viagens são sempre cansativas.
Itens que não podem faltar na mala
Agora, vamos aos objetos essenciais que não podem ficar de fora da sua mala. Ainda, vamos apresentar dicas de coisas que devem ser levadas em consideração para montar uma mala adequada para a viagem de trabalho.
Antes de você saber o que levar na viagem, fique atento ao local do destino, principalmente se você não o conhece. Busque informações na internet ou com amigos que já foram lá, leia sobre a cultura, gastronomia e, principalmente, saiba qual o tipo de clima vai encontrar. Isso vai te ajudar a escolher as roupas certas.
Com essas informações em mãos, é hora de fazer o checklist de viagem. Reserve um momento calmo do seu dia para fazer a lista com toda a dedicação, certificando-se de não deixar nada para trás. Imagina ir ao encontro do cliente e ver que esqueceu o projeto de apresentação que você se dedicou dias a fio para desenvolver?
Documentos
Um dos itens mais importantes sem dúvida, já que em viagens de negócios, se você estiver sem o documento de identificação, não consegue comprovar sua identidade e isso vai gerar sérios transtornos. Não será possível embarcar em ônibus, avião e, até mesmo, ter acesso ao hotel para descanso.
Materiais de trabalho
Lembre-se também de levar os equipamentos e ferramentas que vão ser utilizados: pen drive, celular corporativo, cartão de crédito/débito corporativo, notebook, Ipad, baterias e carregadores para todos os eletrônicos levados, cartão de visitas, comprovantes de reservas e também as senhas dos sistemas e softwares.
Roupas
Esse é o momento mais meticuloso e que gera muitas dúvidas em nossos leitores ao montar o checklist de viagem. Primeiro, é preciso entender a programação da viagem. Por isso, a importância da reunião com o gestor para explicar os detalhes e o objetivo da viagem.
Contudo, o que não pode ficar de fora na avaliação é a previsão do tempo. A partir dessa informação, somada à quantidade de dias que vai ficar fora e da programação a ser cumprida, você vai montar sua mala. Lembre-se de que as roupas precisam ser condizentes com a viagem corporativa. Afinal, não é uma viagem de férias com amigos!
Objetos pessoais e de higiene
Remédios de uso regular ou de algum tratamento em específico que esteja fazendo no momento não podem jamais faltar nessa listinha. Também é bom garantir objetos de higiene pessoal, principalmente se você tem restrição ou preferência de marca.
Nesse momento, é hora de pensar o que levar na bagagem de mão porque, geralmente, esses objetos vão dentro dessa mala. Na bagagem de mão, você leva itens que se pode acessar a todo momento, em caso de alguma necessidade. Mas, é claro, ela precisa cumprir as regras do aeroporto em relação aos utensílios que se pode levar.
Então, seguem alguns exemplos dos itens que podem estar na bagagem de mão, se cumprirem os critérios de segurança: remédio, sabonete, batom, lenço, creme para mãos, papel higiênico e produtos de cabelo.
Dica para viagens corporativas
Estar em outro local gera sensação de euforia, vontade de sair e explorar os lugares, conhecer pessoas e tudo o mais. Porém, lembre-se de que essa viagem é custeada pela empresa com objetivos profissionais. Assim, ao final, você vai precisar prestar conta dos seus gastos por meio de um relatório de viagem (RDV).
Aliás, seu gestor está confiando em você para cumprir suas obrigações com qualidade. Afinal, as viagens da companhia possuem objetivos a serem alcançados e, muitas vezes, é o fechamento de contrato com um novo cliente ou para se ampliar a atuação da empresa em novos ambientes.
Viagem corporativa é com a Flytour
É muito necessário fazer um checklist de viagem. Contudo, é mais importante ainda contar com a parceria de uma agência especializada — razão pela qual a Flytour é a número 1 do mercado. Planeje sua viagem corporativa com a gente e tenha garantia de melhor preço e alta qualidade.
