A realização de qualquer evento requer planejamento, organização, tempo e cuidados específicos. No caso das convenções corporativas, tema-chave deste artigo, saber o que oferecer ao público-alvo e identificar suas predileções ajudam a otimizar todo o processo e torná-lo eficaz.
Contudo, a preparação de eventos empresariais desse porte exige uma série de cuidados, incluindo prevenção de possíveis imprevistos. Para aprender como planejar uma convenção de sucesso, continue a leitura. Vamos apresentar 7 importantes dicas para que tudo saia dentro do esperado.
Conheça alguns tipos de eventos corporativos
Você sabia que há diferentes tipos de eventos corporativos e cada um tem uma estratégia particular? Antes de focar nas convenções, vamos fazer uma breve apresentação dos mais comuns.
Embora sejam muito parecidos e com a proposta de trocar conhecimento, os congressos e seminários têm suas peculiaridades. Enquanto o primeiro é uma reunião de especialistas para tratar de assuntos comuns, o segundo é definido como um grupo de estudo ou círculo para debater questões científicas ou culturais.
As feiras, outro evento corporativo bastante funcional, são planejadas para atrair novos clientes e investidores. São consideradas excelentes meios para divulgação de marca e estreitamento de relacionamentos.
Já as convenções corporativas são focadas nas melhorias internas de estratégias ou em apresentar resultados de desempenhos, por exemplo. É ideal para a realização do famoso brainstorm, muito comum no vocabulário dos executivos. Para conhecer mais tal formato, continue a ler este texto.
Afinal, o que é convenção?
As convenções corporativas têm o objetivo de ajudar as empresas a aumentar a produtividade, elevar a motivação de suas equipes e influenciar, de maneira positiva, os negócios como um todo.
A realização de uma convenção merece atenção e cuidados específicos para que tudo saia dentro do esperado. Assim, o organizador de eventos é o responsável por toda a operacionalização dos processos e a sua principal função é entender e prever as necessidades, considerando o público que deverá ser atingido.
Como organizar uma convenção de sucesso?
O grande segredo é preparar todo o processo por etapas, levando em conta estudos iniciais sobre os objetivos da empresa e dos convidados, escolha do local, contratação de equipe e de serviços, elaboração de relatórios e muito mais.
Para preparar convenções corporativas eficientes e alinhadas com o posicionamento da empresa, a seguir, confira 7 recomendações. Colocadas em prática, elas farão a diferença e ajudarão a tornar os eventos da sua empresa bem-sucedidos.
1 – Defina os objetivos
Em primeiro lugar, ser claro sobre os objetivos do evento é essencial. Por isso, saber o motivo pelo qual está organizando a convenção corporativa, qual resultado deseja alcançar, qual mensagem deverá ser transmitida e quem é o público-alvo são os pontapés iniciais para a construção do planejamento.
2 – Escolha a data, o local e a equipe de produção
O próximo passo destina-se à escolha da data e do local mais apropriado para a realização do evento. Para tanto, deve-se levar em consideração as seguintes observações:
- A data escolhida não pode ser em feriados ou datas importantes do calendário da empresa, como planejamento estratégico, por exemplo;
- O local deve comportar o número de convidados confortavelmente e ser reservado com, pelo menos, seis meses de antecedência;
- O local escolhido deve considerar os valores da empresa e deve ser acessível aos convidados, com transporte público e estacionamento;
Esta fase também é dedicada à escolha da equipe de produção, que ficará responsável em garantir o cumprimento de todo o planejamento dentro dos prazos estabelecidos pelo organizador.
3 – Faça um cronograma de trabalho
A criação de um cronograma de tarefas servirá como um guia para cada etapa do plano de organização. Ele deve ser alimentado frequentemente e com diferentes informações, como calendário de trabalho, lista de convidados, reuniões com fornecedores, roteiro do evento, criação de material gráfico, palestrantes e outros.
Neste documento podem constar ainda ideias que vão além do óbvio. Assim, pensar fora da caixa é um meio de surpreender os participantes e conseguir engajá-los em uma experiência única. Quanto mais envolvidos com a mensagem transmitida, maior impacto o evento causará. Uma boa opção é apostar em atividades interativas.
4 – Escolha dos palestrantes
Outro passo essencial é decidir quem serão os palestrantes para empresas. Ou seja, quem serão os porta-vozes das mensagens que deverão ser abordadas durante a convenção corporativa.
A ideia de convidar palestrantes externos é uma grande oportunidade para ensinar novas técnicas e conhecimentos para todos os funcionários e parceiros. Esses profissionais poderão apresentar cases de outras empresas, compartilhar novas metodologias e conteúdos motivacionais.
5 – Atenção ao orçamento do evento
Esse é um dos pontos mais sensíveis e complexos. Aliás, na hora de organizar um evento, todo mundo quer apresentar o melhor. Para isso, elabore uma estimativa inicial do quanto poderá ser gasto e adicione uma pequena margem de emergência, de modo a assegurar imprevistos, otimizar tempo e dinheiro.
É preciso considerar que o orçamento para eventos deve cobrir as despesas essenciais, como locação do espaço, equipamentos de logística, material gráfico, palestrantes, recrutamento com pessoal, etc.
6 – Envio de convite
O convite é a primeira impressão que o convidado tem do evento. Por isso, ele deve ser cuidadosamente pensado e transmitir a mensagem do evento e da empresa, além de aguçar a curiosidade de quem o receber.
A sugestão é enviar um save the date, com a data e uma mensagem de impacto. Próximo ao dia do evento, enviar o convite com informações mais precisas, com local e programação. Pode-se também enviar alerta até o grande dia para manter a curiosidade acesa. Contudo, só tenha atenção para não se tornar cansativo.
7 – Brindes para eventos
Para ganhar ainda mais a satisfação dos convidados, apostar em brindes é uma ótima estratégia. Além de trabalhar o reconhecimento de marca da empresa, o brinde agrega valor e é uma forma criativa de se fazer presente na rotina do público e motivar os funcionários.
Organize o seu evento com a Flytour Eventos
Agora que você já sabe os principais passos de como organizar convenções corporativas, que tal conversar com quem realmente entende do assunto? Com mais de 45 anos de expertise e liderança de mercado, a Flytour pode auxiliar na gestão do seu evento.
Com ferramentas tecnológicas de última geração e uma equipe especializada, a Flytour Eventos pode ajudar com a relação de participantes confirmados, serviços patrocinados, aprovações, ordens de serviço, elaboração de relatórios pós-convenção e muito mais. Contacte-nos!
