No universo das viagens corporativas, é preciso gerenciar a sua viagem por completo. Mas na prática, o que isso significa? Aqui tem um compilado de explicações e dicas para facilitar este processo.
Por mais que o gerenciamento de tarefas e atividades exista para facilitar o nosso dia a dia corporativo, incluí-lo na nossa rotina de trabalho nem sempre é fácil.
Em primeiro lugar, é necessário conhecer o sistema de gestão de viagens que a sua empresa possui e dominar suas principais ferramentas, assim o tempo gasto na checagem de informações é muito menor no futuro.
Uma outra dica importante é ter bem definido com sua equipe e gestor quem de fato é o responsável por cada uma das tarefas. Um exemplo simples: em muitas empresas, nomeia-se um “dono” de processo, neste caso denominado de travel manager e esta pessoa é a responsável principal por todas as aprovações e tarefas. Já em outros lugares, divide-se bem o processo de agendamento e aprovação entre cargos. Seja qual for o formato que a sua empresa opte, é importante ter isso muito bem comunicado entre as partes, assim evita-se duplo trabalho e gasto de tempo.
Para realizar um bom gerenciamento de viagens, os colaboradores devem ter muito claro as regras e normas da política de viagem da sua empresa. Por lá, explicita-se os objetivos de viagens, além de eliminar qualquer tipo de dúvida burocrática e prática. Tendo essas regras em mente, tanto quem realiza os agendamentos quanto quem os gerencia, não correm o risco de dupla interpretação e evitam-se erros no futuro. Existem inúmeros motivos pelos quais empresas optam por realizar viagens, ter os objetivos de cada companhia em mente deve ser papel fundamental dos colaboradores – principalmente dos que gerenciam viagens.
Uma outra boa sugestão que facilita o gerenciamento de viagens é a informação de regras e acordos recentes. Com a pandemia, por exemplo, muitas normas de saúde e segurança vêm mudando a todo momento, em diversas cidades e países. Por isso, quando o aprovador ou gerente daquele processo realiza uma atividade, é responsabilidade dele se informar sobre.
E, por fim, mas não menos importante, quem gerencia viagens deve sempre levar em conta o contexto interno da empresa. Quem está viajando? Para qual objetivo? Qual a senioridade do cargo? E por aí vai. Todas essas informações não estão em um sistema e cabem ao fator humano de quem analisa e aprova cada etapa da viagem. O bom gestor é aquele que entende essa diferenciação e a leva em conta na hora de realizar o gerenciamento de viagens.
Claro que, ao contar com os serviços da Flytour, tanto o viajante quanto qualquer outro gerenciador de viagens conta com o apoio dos nossos serviços e pode sempre recorrer a nossa equipe para eventuais dúvidas e questões. Caso a sua empresa precisa de suporte opte pela Flytour, entre em contato com nossos consultores.
