Trabalhar com uma equipe à distância pode ser um desafio que passa por várias fases e são necessárias inúmeras ferramentas de comunicação, de confiança, respeito e comprometimento para garantir a produtividade e bem-estar de todos em viagens corporativas.
Nos últimos dois anos e meio de pandemia, muitos de nós aprendemos a trabalhar remotamente. Agora, com a retomada do presencial e das viagens corporativas, os líderes e subordinados podem usar muitos de seus aprendizados recentes no novo contexto.
Para essa relação ser mais clara e objetiva e o trabalho fluir de forma mais leve, quando a gestão está em viagens ou a equipe está à distância da gestão, é necessário todos estarem alinhados e em harmonia com a rotina da empresa, especialmente os que estão em viagens. Para isso, selecionamos as principais dicas:
1. Comunicação é a base
Estabelecer uma rotina de calls é essencial para manter todos conectados e especialmente quando se trata da relação de chefe e colaborador e seguir essa frequência com disciplina é fundamental para o trabalho. Se vai agendar uma reunião com alguém que está em viagem, cheque antes o fuso horário e olhe a agenda disponível.
Para quem está fora, vale colocar na agenda da forma mais clara e objetiva possível todos os compromissos, incluindo deslocamentos, assim você evita ter a agenda com reuniões e compromissos presenciais ao mesmo tempo.
2. Clareza nas informações
É um dos pontos mais importantes da relação de trabalho à distância, já que muitas vezes as demandas são alinhadas por call ou e-mail. É fundamental ter todas as informações claras, com todos os objetivos, prazos e tarefas esclarecidos entre todos.
Se surgir algum imprevisto na viagem ou precisar de mais tempo para finalizar a tarefa, é importante manter todos os envolvidos cientes. Caso o gestor não consiga acompanhar a demanda de forma tão próxima, é importante delegar completamente para a equipe, fazendo com que o trabalho flua com confiança e comprometimento. Da parte de quem está liderando, é importante sempre esclarecer quaisquer dúvidas no dia a dia, assim os processos não são retardados apenas para a volta do colaborador.
3. Reconhecimento à distância é especial
Manter a equipe motivada à distância é um desafio, seja pela gestão em viagem ou integrantes da equipe em trabalho remoto. Para isso, os pequenos elogios e reconhecimentos do trabalho são essenciais para aumentar a motivação do time e manter todos comprometidos com o trabalho.
Além disso, os reconhecimentos e comentários positivos que são feitos em público – ou seja, durante ligações de vídeo da equipe – são ainda mais especiais, já que evidenciam o reforço de um colaborador e/ou do time em questão.
4. Tenha um planejamento bem definido
No caso de quem viaja a trabalho, é essencial fazer adaptações do planejamento do trabalho presencial para o trabalho remoto. Por isso, tenha todos os planos, metas e métricas definidos e esclarecidos entre todos da equipe.
Além disso, caso precisar fazer ajustes, comunique a todos do time, para que se sintam unidos e trabalhando em equipe mesmo que não estejam fisicamente no mesmo ambiente.
Para que o trabalho durante viagens à negócios flua da melhor forma entre um time, algumas ferramentas são essenciais para contribuir: tenha uma nuvem para deixar todos os arquivos, uma ferramenta de gestão de tarefas (como o Trello, Asana ou Notion por exemplo) e compartilhe arquivos mais pesados com a ajuda de sites como WeTransfer.
Também é importante manter todas as comunicações pelos canais oficiais da empresa e respeitar o fuso horário (seu e do restante da equipe) para marcar reuniões.
