Você sabe o que é RDV? A sigla significa Relatório de Despesas de Viagem e é um importante documento para ajudar no controle interno de viagens corporativas, visando sempre o melhor desempenho para o funcionário.
Viagens corporativas frequentemente causam certo receio na forma do colaborador se comportar. Afinal, ele está representando a empresa da qual faz parte, embora esteja longe do espaço corporativo. Porém, e quanto às despesas de viagens, você sabe o procedimento correto a ser adotado?
Para eliminar de uma vez por todas os questionamentos sobre como realizar um relatório das despesas na viagem da empresa, basta ler este artigo até o final e acompanhar algumas dicas do que deve constar nele. Então, vem com a gente!
A importância do RDV
No momento, você já sabe o que é RDV, relatório em que está discriminado todos os gastos tidos em determinada viagem pela empresa. A importância desse documento, a forma ideal de preenchê-lo e as informações que devem estar inseridas nele é o que você vai ver a seguir.
Já de antemão, apesar de saber o que é RDV, poucas pessoas têm a noção de que ele vai além de apenas prestar contas sobre as despesas. Ele também funciona como uma ferramenta de gerenciamento. Por meio dela, é possível desenvolver estratégias para reduzir custos para a empresa.
Além de ser uma forma de listar as despesas reembolsáveis, o Relatório de Despesas de Viagem é uma base sólida para que os gestores possam avaliar as especificidades dessa condição. Afinal, já que tais atividades também fazem parte de suas atribuições, é responsabilidade da empresa conhecê-las.
Muito além de saber o que é RDV e sua importância, é preciso também entender o que precisa estar listado no relatório e, até mesmo, a forma correta de desenvolvê-lo. Há uma forma padrão? Não há? Essas dúvidas você vai tirar na sequência.
O que são consideradas despesas de viagem
Ao viajar para fechar um negócio ou visitar um cliente, por exemplo, é preciso considerar que vão ocorrer algumas despesas. Assim, as informações referentes a elas precisam estar inseridas na política de reembolso de despesas com viagem, inclusive para o funcionário ficar ciente do que pode ou não inserir no relatório.
Então, basicamente, essa condição é específica para cada organização. É claro que algumas despesas são padronizadas, mas a política de reembolso é uma decisão interna, sempre visando às soluções corporativas para otimizar gastos, tempo e, até mesmo, garantir mais qualidade para o colaborador durante a viagem.
Alguns exemplos de despesas de viagem que sempre vão aparecer no RDV são os gastos com alimentação, hospedagem, passagem aérea, deslocamento, ingressos de eventos, taxas, combustível ou, até mesmo, passaporte.
Dados essenciais e dicas para modelo de RDV
Já foi citado acima que o Relatório de Despesas de Viagem segue uma política interna de reembolso. O ideal é que cada organização tenha um modelo padronizado do relatório, em que o funcionário apenas preencha com as informações pessoais e os gastos com a viagem.
Porém, o nome do funcionário e o cargo que ocupa, o nome do gestor responsável e a assinatura, a data com a ida ao destino e volta para casa e o recibo com todas as despesas e uma breve descrição delas são as informações básicas que devem estar presentes em todo RDV.
Alguns pontos ajudam a criar um modelo de RDV mais assertivo para a empresa. Por meio da política de despesas é possível definir quais são os gastos e o que é reembolsável. Ainda, consegue-se estabelecer regras de como funciona o reembolso e, a partir disso, padroniza o relatório com as informações básicas do funcionário e da empresa.
Seguindo as dicas anteriores, a empresa, certamente, não vai ter mais dúvidas sobre como fazer um relatório de viagem a trabalho. Aliás, nem mesmo o funcionário vai ter dificuldades no preenchimento, nos itens a serem listados e em como vai ser feito o reembolso, eliminando, assim, qualquer ruído de comunicação entre as partes.
Vantagens do Relatório de Despesas da Viagem
O RDV ajuda o gestor a ter maior controle sobre as atividades e despesas do colaborador, evitando risco de fraudes. Além disso, é uma forma de analisar as circunstâncias de trabalho oferecidas fora do ambiente corporativo. Afinal, o funcionário precisa de boas condições também na viagem empresarial.
Internamente, o RDV auxilia na redução da burocracia com o setor de prestação de contas, otimiza tempo trazendo maior agilidade nas avaliações, além de ser uma ferramenta que organiza e implementa uma comunicação direta e eficaz.
Ainda, após a viagem do funcionário ou da equipe, baseada nos relatórios entregues, a companhia consegue avaliar e traçar estratégias visando o melhor desempenho para ambos, como o uso de cartão corporativo, por exemplo.
Contudo, fica, aqui, uma sinalização importante, hoje, os relatórios de papéis já não são mais tão usuais. Afinal, a possibilidade deles se perderem no meio da rotina é muito grande. Usando a tecnologia a favor, os RDVs podem ser desenvolvidos como checklists digitais.
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