Durante a organização de eventos corporativos, é muito importante ter uma equipe atenta a todos os detalhes. Do orçamento à seleção de convidados, cada etapa conta igualmente na hora de realizar uma cerimônia memorável para a sua empresa.
Se você quiser saber mais sobre o assunto, continue a leitura. Vamos te dar dicas e trazer exemplos práticos de como realizar uma gestão de eventos eficiente e que gere os resultados que a sua companhia espera.
Qual é a importância da organização de eventos corporativos?
Planejar é quadruplicar as chances do seu evento corporativo dar certo. Afinal, a desorganização pode acarretar desperdícios e prejuízos tanto financeiros quanto de energia e motivação das equipes envolvidas. Aliás, muitos deles podem ser irreversíveis.
Sem contar que após o planejamento estar bem definido, você já pode começar a divulgar o seu evento, interna e externamente, para que ele se torne um verdadeiro sucesso.
É válido dizer que um evento de sucesso promove a cultura organizacional, ajuda no reconhecimento da marca e aumenta o relacionamento e engajamento com o público: clientes, vendedores, fornecedores ou os próprios funcionários.
7 dicas de organização de eventos corporativos
Agora que você já sabe porque deve organizar os eventos da sua empresa, vamos mostrar sete dicas práticas para te ajudar a lembrar dos principais pontos na hora de preparar o seu planejamento.
Conheça bem o seu público
Todos nós sabemos que um bom evento só acontece se houver audiência, certo? Por isso, detalhar quem é seu público é o primeiro passo na hora de criar o planejamento do seu evento. Comece com alguns questionamentos básicos: qual é a média de idade das pessoas que você busca atingir? Elas têm família? Quais são seus interesses?
A partir desse detalhamento, você vai conseguir definir o tipo de evento, a localização, os gêneros de música que vão tocar, o cardápio, quantos funcionários vão ser necessários, entre outras questões relevantes.
Defina as metas do seu evento
Outro ponto importantíssimo é definir quais são os objetivos dos eventos corporativos que você está planejando. Afinal, não tem como mensurar resultados se você não sabe aonde quer chegar.
Quantas pessoas você gostaria que estivessem no evento? Quantos leads pretende captar? Deseja fechar parceria com outra empresa? Se sim, qual? Essas são algumas perguntas que você deve fazer na hora de se planejar.
Organize-se financeiramente
Nunca é saudável dar um passo maior do que as pernas, muito menos quando estamos falando de dinheiro. Por isso, antes de iniciar a organização de eventos corporativos, é extremamente importante ter em mente qual é o orçamento disponível.
Independente da verba, nenhum gasto extra fora do planejado deve ser executado. Afinal, pequenas compras não programadas podem resultar em sérios prejuízos para a companhia a curto e médio prazo. Então, use a criatividade (e muito bom senso) na hora de planejar um bom evento que custe o mínimo possível.
Escolha a melhor data possível
Um dos pontos de atenção na organização de eventos corporativos é que a escolha da data em que ele vai ser realizado não deve ser baseada apenas no melhor dia e horário para o seu público-alvo. Ela também precisa englobar a disponibilidade dos patrocinadores e fornecedores.
Uma dica essencial é evitar datas comemorativas, feriados e, até mesmo, conflitos com outros grandes eventos. Afinal, se você trabalha com produção musical, não vai querer disputar agenda com o Rock In Rio, não é?
Pense na infraestrutura do evento
Aqui, você deve considerar todas as pessoas que podem querer participar dos seus eventos corporativos, sejam elas o seu público-alvo ou não. Assim, pense nas possíveis dificuldades que elas possam ter e busque proporcionar o maior conforto para todas elas.
Pensar em acessibilidade não é um diferencial da sua empresa, é uma obrigação. Por isso, antes de escolher o local onde os eventos vão ser realizados, busque saber se ele possui rampas, corrimãos, entre outros pontos cruciais. Saiba como criar um checklist com todas as informações que você precisa lembrar clicando aqui.
Cuide do cardápio
Você já sabe o que vai servir durante a cerimônia? Essa é outra questão que merece destaque na sua organização de eventos corporativos. Busque selecionar um menu que englobe o máximo de gostos possíveis, desde opções de drinks sem álcool até comidas vegetarianas e para quem tem alergia a glúten.
Também vale pensar em comidas que sejam fáceis de ingerir. Afinal, o seu público não vai querer passar vergonha ao comer um lanche em que o molho escorra no guardanapo. São detalhes, mas que fazem toda a diferença na experiência dos seus convidados.
Distribua brindes
Isso mesmo! Brindes para eventos corporativos não podem ficar de fora desse planejamento. Isso porque apostar nesses itens é uma boa estratégia para estreitar o relacionamento com clientes, funcionários e/ou fornecedores.
Aliás, que tal aumentar a lembrança da sua marca presenteando o público com brindes corporativos criativos? Pode ser uma boa ideia oferecer algo pouco pensado pelas empresas, como um minimassageador ou uma capa de chuva personalizada.
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