Com o crescimento das viagens de negócios é importante desenvolver uma política de viagens bem-elaborada e eficiente para cobrir os eventos corporativos da sua empresa. Esse documento é muito importante, pois define as diretrizes para o processo de viagem de negócios da companhia.
Além de garantir a segurança dos passageiros, uma política de viagens sólida permite o controle de gastos corporativos, parte extremamente importante do planejamento de viagens de negócios. Acompanhe-nos para conhecer como elaborar um plano eficiente e com resultados satisfatórios.
A necessidade da política de viagens
Uma das primeiras coisas a se ter em conta ao se planejar uma viagem corporativa é a elaboração da política de viagens. Antes de mais nada, é preciso definir alguns parâmetros, como regras para compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo, além da aprovação de despesas extras durante a viagem.
Também é primordial definir o limite de gastos e as normas para reembolso de despesas. Cada parte do documento deve ser clara e não dar margem à ambiguidade. Dessa maneira, as chances de que algo inesperado atrapalhe os planos ou gere gastos não previsíveis são quase nulas.
Planejando sua viagem corporativa
A finalidade das políticas de viagens corporativas da empresa é ter sob controle todos os gastos desse tipo de serviço, mesmo diante de eventos inesperados, evitando despesas desnecessárias. Por isso, a elaboração da política de viagens é essencial no plano de ação desse tipo de serviço.
Para começar, é importante definir a meta da viagem para poder estipular as necessidades envolvidas no decorrer da viagem corporativa. Dessa forma, é possível encontrar condições que atendam aos objetivos e ao perfil do passageiro.
Definir as regras e os gastos da viagem corporativa
Na sequência, é a hora de preparar o orçamento para cada viagem, delimitando tudo o que está ou não incluso nas despesas, os limites de valores a serem gastos com hospedagem, alimentação, transporte e outras situações referentes à viagem. Do mesmo modo, é o momento de traçar o perfil de viagem para os diferentes cargos e/ou áreas da empresa.
Aqui, é extremamente importante clarificar cada detalhe, principalmente o total de gastos permitido a cada funcionário. Desse modo, você evita surpresas indesejáveis e consegue um controle das viagens corporativas de forma eficiente.
Reembolsos de gastos
Outra parte importante da elaboração da política de viagem é o plano de reembolso de despesas corporativas. Essa parte estipula o que pode e o que não pode ser reembolsado, no caso de despesas fora da lista preparada no planejamento inicial.
Atualmente, essa parte é ainda mais importante, especialmente após a pandemia da Covid-19, que nos ensinou que imprevistos podem causar um grande estrago se não forem bem geridos. Por isso, a importância de elaborar um plano de ação para situações de crise.
Essa preparação também vai delimitar como é o processo de solicitação do ressarcimento. Dessa maneira, você garante que os gastos fora do estipulado sejam apenas os necessários por alguma situação inesperada. Aproveite e visite nossa página web para conhecer as principais regras para reembolso aplicadas na política de viagens.
Direitos dos viajantes
Tão importante quanto os deveres, é a definição dos direitos dos viajantes. Essa parte da elaboração da política de viagens corporativas visa salvaguardar a segurança do viajante e, também, evitar gastos desnecessários, a partir da planificação de eventuais contratempos.
Entre a lista de direitos do viajante, você encontra regras mais comuns que devem ser aplicadas em casos de overbooking, alteração ou cancelamento do voo, passageiros especiais, gestantes e com problemas de saúde, por exemplo. Tudo isso deve estar bastante claro para o viajante.
Gestão de viagens corporativas
Nada mais importante para o bom funcionamento e o alcance de excelentes resultados que a gestão de viagens corporativas realizada por uma empresa especializada e com sólida experiência no setor.
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Vale destacar que todo esse serviço só pode ser entregue a partir de uma gestão completa com capacidade financeira para cobrir demandas urgentes em situações em que é preciso atender solicitações de itens fora da previsão inicial.
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