O relatório de viagens é a última, mas não a menos importante, etapa do extenso processo de gestão das agências de viagem. É através desse documento que muitas das lacunas podem ser identificadas e as estratégias que não estavam funcionando, realinhadas.
Um relatório de viagens eficiente vai definir o curso das próximas ações, por isso, sua elaboração é fundamental para possibilitar uma gestão sustentável e eficiente. Com a Flytour você tem a garantia de um plano feito para a melhoria constante e a progressão das metas traçadas para a sua empresa!
A importância do relatório de viagens
Além das informações sobre todo o processo de gestão de despesas e viagens corporativas, o relatório contém dados relevantes para a identificação de pontos nevrálgicos do processo, principalmente os relacionados às falhas e lacunas possíveis de serem aprimoradas para melhorar a eficiência da planificação.
Essa parte — mesmo parecendo apenas uma compilação de informação sobre todo o processo — é o melhor momento para pensar em novas estratégias em busca de gerar mais resultados positivos e encontrar soluções criativas para pontos cegos da gestão. Descubra mais sobre nossos produtos visitando nossa página web.
Gestão de viagens de A a Z
Para a elaboração de um relatório de viagens é preciso, antes de mais nada, de uma gestão planificada e focada em acompanhar cada etapa do processo de execução de uma viagem corporativa. A partir daí, a elaboração do relatório de viagens e a prestação de contas fica mais fácil!
O gestor será responsável por conseguir alcançar as metas e os resultados almejados pela empresa, convertendo as possíveis despesas de viagens corporativas em ganhos. Além do assessoramento durante o processo inicial, você também terá auxílio para solucionar os imprevistos que possam surgir no caminho.
Durante a gestão de viagens corporativas realizada pela Flytour, sua empresa tem o auxílio na documentação, na compra de passagens aéreas, no transporte para a locomoção dos clientes, na marcação de hospedagem, no planejamento do roteiro de viagem e também na sua execução.
Além de tudo, o gestor oferece valores muito mais competitivos e garante uma política de viagens mais flexível para os casos de imprevistos. Assim, sua empresa terá um serviço focado, de modo que os seus funcionários consigam atingir o objetivo com eficiência e de forma menos custosa.
Elaborando o relatório de viagens
Embora a elaboração do relatório de viagens seja a última parte da gestão, ela é tão importante quanto as outras. Essa etapa é peça chave para identificar e solucionar problemas passados e futuros, por isso, deve ser analisada e realizada cautelosamente para garantir maior eficiência.
Entretanto, para a produção desse documento é preciso seguir uma série de passos durante todo o transcurso da viagem, começando desde o seu planejamento inicial. Após entender o porquê da necessidade do relatório, passamos a considerar como fazer um relatório de viagem a trabalho.
Definindo a estrutura do relatório
A primeira coisa a se fazer para elaborar um relatório de viagens é definir sua estrutura. Essa parte é uma compilação de todas as informações detalhadas pelo viajante, como diárias em hotéis, gastos com transportes, alimentação e outros custos não previstos inicialmente.
Atualmente, podemos contar com várias plataformas para registrar todas essas informações de forma menos burocrática e sem tantos papéis. Com uma planilha do Excel on-line ou o Google Sheets você tem todos os dados em tempo real à sua disposição. Conheça mais sobre os serviços oferecidos pela Flytour.
Política de viagens
Para definir um bom plano de viagens corporativas é preciso estabelecer, primeiramente, uma política de reembolso de despesas com viagem, além de outras casuísticas cobertas em situações de imprevisto. Essa etapa deve ser clara e bastante compreensível para não dar margem a interpretações errôneas.
A produção da política de reembolso será definida com regras para compra de passagens, hospedagem e transporte corporativo; fluxo de aprovação de despesas durante a viagem; limite de gastos; normas para reembolso de despesas; entre outras questões prováveis de serem abordadas para evitar mal-entendidos.
Juntando os comprovantes
Para poder estruturar todas essas informações não podemos esquecer um dado muito importante: os comprovantes de despesas. São esses justificantes que vão possibilitar um estudo detalhado de todos os gastos realizados para buscar alternativas e possíveis compensações por custos extras.
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Com a Flytour você tem a garantia de um serviço padronizado, com um modelo já consolidado no mercado. Ainda, nos preocupamos em oferecer uma gestão totalmente personalizada e gerida a partir das necessidades reais da empresa e do perfil do nosso público.
Com quase 50 anos de experiência no mercado do turismo de negócios, a Flytour oferece uma gestão de viagens corporativas completa e com controle absoluto para implementar um modelo eficiente de acordo com o perfil da sua empresa. Conheça nosso trabalho e contacte-nos através de um dos nossos canais.
