Busca de passagens aéreas, organização de datas, planejamento financeiro, política corporativa, relatório de despesas e por aí vai. Tudo isso pode parecer desafiador, mas o planejamento de viagens corporativas realizado com antecedência garante que o gestor encontre as melhores condições para sua equipe e também para a empresa. Afinal, fazer viagens à negócios traz diversos benefícios para o profissional e, consequentemente, para a empresa.
Para planejar a viagem a trabalho de um colaborador, o primeiro passo essencial é que o gestor alinhe todos os detalhes da viagem à política de viagens corporativas da empresa. Esse documento importante garante alguns parâmetros como: regra na compra de passagens, hospedagem e transporte, além da aprovação de despesas extras antes e durante a viagem.
Com isso, para essa estruturação organizacional e orçamentária que o gestor necessita organizar – especialmente em novos começos de ciclos como um novo ano ou semestre, um dos focos principais de planejamento é olhar para a equipe no geral e prever as possíveis viagens corporativas a curto e médio prazo. Além da disposição de trabalho e reorganização de tarefas, caso necessário, será possível um olhar para a redução de gastos.
Planejamento requer antecedência
Apesar de se tratar de um desafio que envolve conciliar datas, olhar para a organização financeira da empresa e a tentativa de garantir que o profissional cumpra com os objetivos da viagem e em segurança, planejar as viagens corporativas da equipe é um trabalho essencial e que otimiza bastante tempo e trabalho futuro, além de trazer benefícios para a gestão.
A previsibilidade em detalhar a viagem corporativa permite redução de custos para a empresa, já que reservar passagens, hotéis e garantir traslados e transportes com antecedência traz o ponto positivo de encontrar preços mais competitivos no mercado. Os profissionais que já passaram pela situação de reservar um hotel ou comprar uma passagem de última hora podem entender o prejuízo que a falta de organização e planejamento acarreta.
Além de que a antecedência no planejamento garante a previsão de possíveis danos ou erros que possam acontecer até a data da viagem ou durante a viagem que, com tempo hábil prévio, serão possíveis de serem corrigidos. Sem contar que para grandes equipes que realizam viagens corporativas, é possível firmar acordos estratégicos com fornecedores de diversos segmentos – muitos ganhos!
Comece organizando
O primeiro passo é observar quais são as variáveis que impactam em seu orçamento e na distribuição de tarefas de toda a equipe. Ou seja, veja detalhes de datas (se serão permitidas ou não para viagens), os profissionais que irão realizar as viagens e quais serão os destinos, por exemplo. Tendo todas as informações relevantes para a organização de viagens da equipe, o próximo passo é verificar o orçamento disponível.
Assim, tendo as variáveis de um lado e o orçamento de outro, o próximo passo será encaixar todas as viagens nas melhores condições para o profissional e empresa. Para isso é necessário muita pesquisa, verifique os fornecedores, os preços de passagens e hospedagens e os serviços que serão necessários contratar.
Pode parecer um trabalho árduo, no entanto será de grande utilidade entre gestores e para entendimento da equipe. Com todos os indicativos que possibilitam que a viagem corporativa aconteça, também é necessário a empresa firmar acordos com seus profissionais, alguns deles podem ser: limite de investimento por viagem, orçamento disponível para gastos em trânsito, relatório de despesas, reembolso e organização de trabalho durante a viagem.
Aproveite o início de ano
O início de ano é ótimo para planejar ações da empresa, viagens corporativas e estratégias relevantes para o setor. Por isso, aproveite o período de retomada ao trabalho para traçar as melhores táticas e encontrar boas circunstâncias de viagens corporativas.
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