Economizar em viagens corporativas sem comprometer a qualidade e o conforto é possível com as estratégias certas. Neste artigo, nossos especialistas compartilham dicas valiosas para otimizar os custos de viagem da sua empresa.
Desde a compra antecipada de passagens até a escolha dos melhores fornecedores, essas práticas não apenas otimizam o orçamento, como também garantem o bem-estar e a segurança dos colaboradores durante toda a jornada.
- Antecipe sua compra
Planeje e compre as viagens da sua empresa com antecedência para garantir melhores tarifas e mais opções. Além de incluir esse critério em sua política de viagens, uma dica da Flytour é a criação de uma grade de comunicação para conscientizar os viajantes da sua empresa dos benefícios desse planejamento. Utilize argumentos como:
A antecedência pode reduzir significativamente os custos da viagem corporativa
E a redução dos custos com viagens possibilita o uso de recursos valiosos para outras ações importante das áreas. Geralmente, os preços estão melhores de 30 a 40 dias antes da data da viagem.
A antecedência proporciona melhores opções para o viajante
Os melhores horários e assentos dos voos ainda estão disponíveis. Os hotéis nas regiões mais convenientes para a agenda do viajante também podem estar disponíveis e a experiência em geral se torna ainda melhor.
A antecedência proporciona uma viagem mais eficiente
O planejamento da viagem possibilita uma agenda mais completa no destino e a geração de mais negócios. E sabemos que nem sempre a decisão pode ser tomada antecipadamente. Porém, existem casos que você pode incentivar esse planejamento:
Eventos
No caso de viagens para a participação de eventos, incentive os colaboradores a entender o calendário de ações da área e do departamento em que atuam e ações periódicas de seu setor. Assim, os colaboradores já podem se organizar antecipadamente em relação à viagens e participações nessas ações.
Relacionamento recorrente com Clientes
Incentive os times a planejarem agendas trimestrais com clientes estratégicos e já agendarem as visitas. Isso ajuda o time e o cliente no compromisso com esses encontros tão importantes e permite que os times organizem suas entregas para reuniões maiores e mais estratégias presencialmente
Projetos
Conscientize os colaboradores a considerarem as necessidades de viagens em planejamentos de projetos. Da mesma forma que entregas são desenhadas, já analisar e incluir no planejamento as viagens traz mais robustez para o projeto como um todo e os times envolvidos.
Outra dica da Flytour é criar uma ação de reconhecimento à viajantes e áreas que fazem o planejamento e economizam. Um simples e-mail que mostre essas pessoas como referência e como eles faz isso acontecer engaja que eles sigam com suas ações e inspirem outras áreas.
- Desenvolva uma política de viagens que seja benéfica tanto para a empresa quanto para o viajante
Estabeleça uma política de viagens clara e flexível o suficiente para se adaptar às necessidades dos viajantes e ainda contribuir para os objetivos da empresa. Uma política bem definida ajuda a manter a conformidade e a controlar os custos.
➡️ Saiba mais sobre política de viagens no mundo do turismo.
Para isso, é importante ouvir os viajantes da sua empresa para entender quais as suas necessidades e dores do dia a dia para montar uma política que esteja em linha com os objetivos orçamentários da empresa, mas também com o dia a dia dos viajantes. Pesquisas de mercado e como outras empresas do seu setor operam também pode trazer insights valiosos.
É importante que a sua política de viagens oriente os colaboradores no máximo de processos que uma viagem corporativa envolve, como:
Limitação de gastos: O limite de gastos estabelece um valor máximo que os colaboradores podem gastar em diferentes categorias durante as viagens, como transporte, hospedagem e alimentação. Isso evita despesas excessivas e proporciona uma abordagem padronizada para todas as viagens, mantendo o orçamento sob controle e garantindo que todos sigam as mesmas diretrizes. Os limites devem ser revisados regularmente com base em mudanças de preços e feedback dos colaboradores.
Preferências de viagens: é importante deixar a política flexível para o viajante escolher as melhores opções para suas necessidades e conforto mais ainda dentro do orçamento de cada área.
Aprovação de despesas: Este processo envolve a revisão e aprovação de despesas que excedem os limites estabelecidos ou que não se enquadram nas diretrizes da política de viagens, ajudando a prevenir gastos inadequados e promovendo uma maior responsabilidade. Isso também cria um nível de transparência nas despesas de viagem e facilita a auditoria. O processo de solicitação pode envolver a submissão de um formulário de solicitação e a justificativa para o gasto adicional.
Saúde e segurança: é muito importante que seus colaboradores conheçam sobre o seguro e planos de saúde disponíveis quando estão em viagem e os fluxos que devem seguir. Além disso, a Flytour faz parte do maior ecossistema da América Latina e conta com a empresa Melhor Seguro especializada em seguro viagem de uma forma descomplicada e com os melhores preços para a necessidade de seus viajantes.
3. Acompanhe os indicadores de perto
Monitorar e analisar as despesas de viagens da empresa ajuda a garantir o cumprimento da política e a identificar áreas de melhoria. Clientes da Flytour possuem ferramentas de gestão de despesas para acompanhar diversos indicadores do dia a dia das viagens corporativas além de insights importantes de melhorias que podem ser implementadas. Nesses relatórios, o gestor de viagens acompanha:
- Evolução de gastos mensais e por tipo de produto
- % de viagens dentro das regras da política
- Custos e preços ano contra ano para insights sobre resultados atuais da empresa
- Evolução de saving mês a mês e por fornecedor
4. Negocie com fornecedores
Compreender o volume e o perfil das viagens dos seus colaboradores é essencial para negociar descontos e benefícios diretamente com fornecedores. E aqui está uma das grandes vantagens de contar com a Flytour: oferecemos o gerenciamento das negociações com fornecedores qualificados, além de estudarmos constantemente as melhores oportunidades para gerar economia em todos os serviços relacionados às viagens corporativas.
A tecnologia também pode ser uma grande aliada nesse processo. Ferramentas como o OBT (Online Booking Tool ou self-booking) tornam o planejamento mais eficiente, automatizando etapas, reduzindo erros e proporcionando mais segurança e transparência. Isso permite acompanhar todos os detalhes, desde a reserva até o pós-viagem, otimizando recursos e alinhando as políticas de viagens da empresa.
Participar de programas de pontos e firmar convênios com empresas de transporte, como Mobicity, e redes de hotéis também pode gerar economias expressivas. Lembre-se de reavaliar essas parcerias periodicamente para garantir que os benefícios estejam sempre atualizados e alinhados às suas necessidades.
Dica do Especialista: Sergio Santana
Na hora de planejar viagens corporativas, contar com a orientação de um especialista faz toda a diferença. Nosso Gerente Comercial de Franquias, Sérgio Santana compartilha uma dica valiosa. Confira só:
“Para maximizar as economias, reavalie periodicamente sua política de viagens e implemente políticas de aprovação flexíveis, especialmente quando os viajantes estiverem em conformidade com a antecedência e a melhor tarifa. Um bom controle orçamentário é essencial para acompanhar a utilização do budget e garantir que as viagens sejam eficientes e econômicas“.
Ao implementar essas dicas de ouro, sua empresa pode otimizar os custos de viagem e garantir que os colaboradores tenham uma experiência de viagem eficiente e de sucesso.
Quer otimizar e trazer mais eficiência para as suas viagens corporativas?
